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PROCEDIMIENTO
Reportar Estadísticas Vitales
Versión 002
Código PSI-SEG-PR-001
Proceso Servicios Estadísticos y Geográficos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Conocer la frecuencia con que ocurren los nacimientos y las defunciones en el municipio, lo que constituye un insumo para el análisis y evaluación de acciones dirigidas a programas de Salud Pública  
2. ALCANCE
Desde Recibir Certificados de Defunción y nacido vivo en blanco por parte de la Dirección Territorial de Salud de Caldas hasta Entregar la información organizada a la comunidad  
3. RESPONSABLE
Luz Marina Agudelo Gallego
4. CONDICIONES GENERALES
1. Para los reportes de los hechos vitales, debe tenerse en cuenta el lugar de residencia.

2. En los reportes de mortalidad debe incluirse tanto las muertes fetales como no fetales.

3. En los reportes de mortalidad se incluyen tanto las muertes naturales como las muertes violentas.  
5. DEFINICIONES
5.1. DEFUNCIÓN: Es la “desaparición permanente de todo signo de vida, cualquiera que sea el tiempo transcurrido desde el nacimiento con vida (cesación postnatal de las funciones vitales sin posibilidades de resucitar)”  
5.2. DEFUNCIÓN FETAL: Es la muerte del producto de la concepción, antes de su expulsión o extracción completa del cuerpo de la madre, independientemente de la duración del embarazo; la muerte está indicada por el hecho de que después de la separación, el feto no respira ni da otra señal de vida. Como latidos del corazón, pulsaciones del cordón umbilical o movimientos efectivos de los músculos de contracción voluntaria  
5.3. ESTADÍSTICAS VITALES: Procedimiento que recoge información de hechos vitales como nacimientos y defunciones  
5.4. LICENCIA DE INHUMACIÓN: Es el documento legal válido para inhumar, cremar o trasladar un cadáver en cualquier cementerio del territorio nacional  
5.5. MUERTE NATURAL: Es toda muerte ocurrida por causa de enfermedad o cualquier proceso interno del individuo en la que no medie ningún factor externo para el desencadenamiento de la misma  
5.6. MUERTE VIOLENTA: Toda muerte en la que medie cualquier tipo de factor o fuerza externa para el desencadenamiento de la misma  
5.7. NACIDO VIVO: La expulsión o extracción completa del cuerpo de la madre, independientemente de la duración del embarazo, de un producto de la concepción que, después de dicha separación, respire o de cualquier otra señal de vida, como latidos del corazón, pulsaciones del cordón umbilical o movimientos efectivos de los músculos de contracción voluntaria, tanto si se ha cortado o no el cordón umbilical y esté o no desprendida la placenta  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA
- resolución 1346 de 1997
- circular 0019 de 2007
- circular 0064 de 2008
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Recibir Certificados de Defunción y nacido vivo en blanco por parte de la Dirección Territorial de Salud de Caldas   - Yolanda Salazar Sanchez
- Beatriz Eugenia Cardona Ruiz 

Oficio de la Dirección Territorial de Salud de Caldas 
Se verifica la numeración de los certificados de nacido vivo y defunción que se recibe por parte de la DTSC 
Entregar certificados de nacido vivo y/o defunción a las IPS que registran hechos vitales   - Beatriz Eugenia Cardona Ruiz
- Yolanda Salazar Sanchez 

Archivo en excel con la relación de la numeración de los certificados de nacido vivo y defunción para su control 
Se relacionan uno a uno los certificados que se entregan a las IPS, asignando a cada institución una hoja de excel.  
Entregar licencias de Inhumación a las funerarias   - Beatriz Eugenia Cardona Ruiz 
Archivo en excel con la relación de la numeración de las licencias de inhumación para su control  
Se relacionan uno a uno las licencias de inhumación que se entregan a las Funerarias, asignando a cada entidad una hoja de excel. 
Revisar semanalmente la calidad de los certificados de defunción y nacimiento.   - Beatriz Eugenia Cardona Ruiz
- Yolanda Salazar Sanchez 

Archivo en excel con inconsistencias  
Se genera un archivo por institución de los hechos vitales registrados y/o certificados en el aplicativo RUAF 
Enviar inconsistencias a las IPS para su respectiva corrección  - Beatriz Eugenia Cardona Ruiz
- Yolanda Salazar Sanchez 

Envío del archivo al correo de cada responsable de la calidad de los hechos vitales en las IPS 
El archivo que se envía a las IPS contiene los datos básicos para localizar el certificado y el campo que debe verificarse y/o corregirse. 
Verificar corrección de inconsistencias  - Beatriz Eugenia Cardona Ruiz
- Yolanda Salazar Sanchez 

Certificados corregidos  
En el transcurso de la semana en que se envió el archivo con las inconsistencias,. Se verifica, accediendo al RUAF, las correcciones, en caso de que no se hayan realizado, se realiza una llamada telefónica para conocer las razones por las cuales no se ha efectuado el cambio. 
Verificar correspondencia entre el número del certificado de defunción registrado en la licencia de inhumación y el certificado de defunción.   - Beatriz Eugenia Cardona Ruiz 
Archivo de excel de licencias de inhumación  
Al archivo que se creó para relacionar las licencias de inhumación se resaltan las licencias devueltas por las funerarias y se diligencia el numero del certificado de defunción asignado a cada licencia.  
Registrar las defunciones ocurridas en casa   - Yolanda Salazar Sanchez 
Aplicativo RUAF  
Las defunciones que ocurren en casa son certificados por médicos en medio físico, éstos los envían a la Secretaría de Salud y son diligenciados en el RUAF por el funcionario encargado.  
Realizar análisis cualitativo y cuantitativo a las defunciones de hechos violentos  - Yolanda Salazar Sanchez 
Archivo en excel  
Se reciben los certificados por parte de Medicina Legal, se realiza analisis cuantitativo y cualitativo, se codifican las variables que lo requieran y se envían a la Dirección Territorial de Salud de Caldas. 
Consolidar la información de nacimientos y defunciones mensualmente.   - Luz Marina Agudelo Gallego 
Archivos en excel  
Se seleccionan mensualmente los eventos de interés para cada uno de los programas de la Secretaría de Salud para sus respectivos análisis.  
Consolidar la información de nacimientos y defunciones anualmente.   - Luz Marina Agudelo Gallego 
Archivos en excel  
Se obtienen cuadros y gráficos cuando se requieran de las principales causas de defunción, por grupos de edad, sexo, comuna, régimen de seguridad y se calculan los indicadores (tasas generales y específicas) de los eventos que se requieran y/o soliciten.  
Entregar la información organizada a la comunidad.   - Luz Marina Agudelo Gallego 
Archivos en excel o word 
Los informes que se elaboran, se entregan mediante el perfil epidemiológico, medio magnético u oficios a los programas y unidades de la Secretaría de Salud, a las Secretarías de la Alcaldía que lo requieran y a la comunidad en general.  
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Johanna Arbelaez Loaiza
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 07/Mar/2014
 
Nombre: Luz Marina Agudelo Gallego
Cargo: Profesional Área Salud
Fecha: 07/Mar/2014

 
Nombre: Leandra Meza Uribe
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 07/Mar/2014